Una volta che avrete assimilato e pianificato i primi due elementi fondamentali per cominciare ad organizzare il matrimonio (Guarda il video QUI) , potrete procedere alla ricerca della location giusta per voi! Quali sono le considerazioni da fare durante il sopralluogo alla location, per capire se potrebbe essere davvero perfetta per il vostro matrimonio? Naturalmente dovrà piacervi per lo stile e la tipologia, ma soprattutto dovrete tenere in considerazione alcuni aspetti importanti per fare in modo che sia davvero la location ideale per voi! Vediamo subito quali sono:
- CAPIENZA MASSIMA PIANO A E PIANO B:
La prima domanda da porre al location manager è indubbiamente riguardante la capienza massima della location in caso di piano A ma soprattutto in caso di Piano B: sarà fondamentale assicurarsi che nella location ci sia lo spazio necessario per contenere tutti i vostri invitati, in modo che nessuno debba sacrificarsi stringendosi troppo o trovandosi a disagio in angolini angusti. Valutare la capienza in caso di Piano A e di Piano B è necessario prima di scegliere la vostra location ideale e dovrete fare questa considerazione per ogni momento del matrimonio (dalla cerimonia, se vi sposate in loco, al momento del ballo e dell’open bar per verificare che ogni momento abbia il giusto spazio per voi e i vostri invitati)
- ORARI:
Dovrete chiedere specificatamente gli orari alla location sia per quanto riguarda l’inizio e la fine della vostra festa di matrimonio, sia per quanto riguarda i preparativi: se il vostro ricevimento comincerà alle h 19.00, dovrete chiedere da che ora sarà possibile preparare la location e quindi settare i vostri allestimenti (naturalmente se affiderete l’organizzazione al Wedding Planner non dovrete preoccuparvi di tutti gli aspetti logistici e tecnici)
- DISPOSIZIONE DEGLI SPAZI:
Sarà importantissimo chiedere qual è la disposizione degli spazi per ogni momento del matrimonio: aperitivo, pranzo/cena, dopo cena/ballo, open bar, taglio torta etc… e cosa dovrete ricordare?
Di chiedere sempre la disposizione degli spazi anche in caso di PIANO B (lo so…avete capito =) ma molto spesso si sottovaluta il piano B e invece è assolutamente indispensabile considerarlo.
Se doveste sposarvi in location, oltre ad assicurarvi che sia Casa Comunale e che quindi possiate avere la possibilità di celebrare un matrimonio valido ai fini civili, dovrete valutare bene gli spazi e verificare che in caso di maltempo ci sia l’alternativa all’interno.
Il piano B non serve soltanto in caso di pioggia o troppo vento (non sottovalutate MAI il vento), ma anche per il caldo: se pensate di organizzare una cena all’aperto, per esempio, considerate l’idea di un piano B all’interno con aria condizionata, nel caso dovesse esserci troppo caldo o nel caso dovesse esserci un’invasione di zanzare (che non farebbe piacere a nessuno)
- SPESE EXTRA:
Valutate meticolosamente le spese extra:
- Cosa è incluso e cosa no con l’affitto della location o, nel caso non sia previsto un affitto, cosa è incluso nel costo del menù (mise en place dei tavoli, arredi all’esterno per aperitivo o zona lounge…)
- Orario extra: nel caso ci sia un limite di orario, per esempio Mezzanotte/Una di notte, chiedete sempre se potrebbe esserci la possibilità di prolungare la festa e qual è il costo per ogni ora extra)
- REGOLE LOCATION E LIMITAZIONI:
Quando vado a fare un sopralluogo in una location, una delle prime cose che chiedo riguarda le regole e le limitazioni, perché non vorrei mai trovarmi a progettare qualcosa che in realtà non è possibile realizzare! Poi ricordiamoci che stiamo entrando “in casa d’altri” perciò non è mai lecito tutto (non vale dire “ma io sto pagando e faccio quello che voglio”). Perciò nel caso vogliate, per esempio, i fuochi d’artificio per il taglio torta, assicuratevi che sia fattibile averli e soprattutto entro quale orario (gli addetti ai fuochi sono generalmente molto aggiornati sulle disposizioni comunali e vi sapranno dare tutte le informazioni). Un altro esempio riguarda il riso per la cerimonia: se vi sposate direttamente nella location, nella maggior parte dei casi, non potrete utilizzare il riso e dovrete chiedere quali potrebbero essere le alternative ammesse (petali, bolle di sapone…)
- MODALITA’ DI PAGAMENTO: IVA, ACCONTO E SALDO, N° INVITATI GARANTITO
Ci sono alcuni aspetti molto importanti che riguardano i pagamenti ed è meglio essere preparati prima anziché trovarci davanti delle sorprese sgradite:
- Chiedete sempre se l’iva è inclusa o meno in modo da calcolare perfettamente i costi
- Verificate quali sono le modalità di pagamento e le tempistiche (Caparra confirmatoria, 2° acconto, saldo)
- Informatevi con il location manager per capire se esiste un N° di invitati garantito (per esempio se dichiarate di voler invitare 150 persone, la location potrebbe imporvi un numero garantito di 140, per esempio, che quindi dovrete pagare anche in caso non raggiungiate quel numero) o entro quando dovrete comunicare il numero definitivo di invitati (anche in questo caso, una volta comunicato il numero definitivo, dovrete considerare che quel numero andrà pagato, a meno che il location manager non sia flessibile in caso di imprevisti o disdette dell’ultimo minuto)
- ESCLUSIVA LOCATION:
Accertatevi del fatto che la Location sia in esclusiva e che quindi non vengano organizzati altri eventi nello stesso giorno. Esistono location molto grandi in cui vengono gestiti più eventi nella stessa giornata: in questo caso, assicuratevi che i due eventi siano ben distinti e non ci sia alcun modo per incrociarsi, e chiedete garanzia del fatto che siano ingaggiati team diversi (cuochi, camerieri etc) per ogni evento, in modo da non avere problemi di alcun tipo!
- ESCLUSIVA FORNITORI:
Molto spesso le location, per assicurare la riuscita dell’evento nel migliore dei modi, decidono di collaborare “in esclusiva” con determinati fornitori e quindi vi danno la possibilità di organizzare il vostro matrimonio soltanto usufruendo del servizio dei professionisti indicati da loro. A volte si tratta soltanto del catering, ma altre volte i fornitori in esclusiva potrebbero essere di più (per esempio gli addetti al service audio/luci, il service per gli arredi etc). Nel caso vi troviate in una situazione analoga, innanzitutto chiedete di visionare il contratto in cui sono specificati i nomi dei fornitori in esclusiva (se non c’è un contratto che lo attesta, significa che in realtà potrete scegliere chi meglio credete e che magari il loro sia soltanto un suggerimento) e informatevi sui servizi dei professionisti indicati, per capire se potrebbero fare al caso vostro o se per voi sarà meglio cambiare location!
- CATERING INTERNO O ESTERNO?
Quando andate a fare un sopralluogo in una location, chiedete sempre informazioni riguardo al catering: è presente un catering interno? Nel caso fosse esterno, la location indica dei catering di fiducia a cui si affida generalmente? Sono previste prove menu’ gratuite in caso di conferma e prenotazione della location o la prova menù è a pagamento?
Le considerazioni da fare per scegliere la location perfetta per voi sono tante e vanno oltre rispetto alla mera scelta fatta in base allo stile e alla tipologia (non basta scegliere se considerare un castello o una cascina). Come per tutte le cose, probabilmente dovrete scendere a qualche compromesso, a patto che scegliate la vostra location assicurandovi di rispettare sempre le vostre priorità e facendo attenzione agli aspetti davvero importanti, come quelli che abbiamo visto finora.
Se poi volete fare un passo in più e verificare ancora qualche aspetto che potrebbe fare la differenza, vi consiglio di seguire i suggerimenti qui sotto e fare anche queste considerazioni:
- DISTANZA TRA CERIMONIA E RICEVIMENTO: cercate di non esagerare con le distanze! Sarà molto piacevole per voi e per i vostri invitati non fare troppa strada per passare dalla cerimonia al ricevimento (nel caso vi sposiate in loco e la location fosse molto distante rispetto alla vostra residenza o ai vostri invitati, considerate l’idea del pernottamento per tutti)
- PARCHEGGIO: verificate che sia presente un parcheggio abbastanza ampio all’interno della location o all’esterno. Nel caso non fossero presenti parcheggi, informatevi per capire se nei dintorni potrebbero esserci dei Silos o Autorimesse da prenotare in anticipo, per garantire ai vostri invitati un parcheggio comodo e rapido. In ogni caso date sempre delle indicazioni chiare sui parcheggi, in modo da evitare di far girare a vuoto i vostri ospiti o comunque creare dei disagi nel caso non fosse presente il parcheggio interno.
- AREE PER SERVIZIO FOTOGRAFICO: Soprattutto nel caso vogliate celebrare la cerimonia nello stesso luogo del ricevimento, controllate che ci siano delle aree interessanti per il vostro servizio fotografico di coppia (nel caso vogliate farlo) in modo da non dovervi spostare. Nel caso in cui non fosse presente un’area che vi piace, pianificate prima quale sarà il luogo in cui andrete a fare le foto, assicurandovi che sia vicino e che non vi porti via troppo tempo e soprattutto, pianificate l’intrattenimento per i vostri ospiti che non dovranno aspettare a vuoto mentre voi sarete via per le foto (organizzate un pre-aperitivo, un breve spettacolo etc)
- ACCESSIBILITA’: Un aspetto importantissimo è l’accessibilità: considerate quanto sia accessibile la location scelta, soprattutto per anziani, disabili, mamme con passeggini e persone in difficoltà. Nel caso sia necessario, considerate di prenotare un servizio transfer in modo da far arrivare gli ospiti in tutta comodità senza disagi. Ricordatevi anche di segnalare negli inviti o tramite un sito web personalizzato, eventuali indicazioni sul dress code, ma soprattutto sul tipo di scarpe da utilizzare (a volte è indicato utilizzare le scarpe basse e in altri casi basterà munirsi di salvatacchi che offrirete alle vostre ospiti per evitare di sprofondare nei prati)
- STANZA PER LA SPOSA: Chiedete se la location dispone di uno spazio per la sposa, sia per eventuali preparativi in loco, sia come appoggio durante la festa.
- SUITE SPOSI / PERNOTTAMENTO OSPITI: Verificate se la location disponga di una suite che potrà accogliervi durante la prima notte di nozze (eventualmente chiedete se è inclusa o a pagamento) e se abbia a disposizione anche delle stanze per gli ospiti. Se cosi non fosse, informatevi su eventuali hotel vicini alla location e chiedete al location manager se abbiano delle convenzioni con gli stessi.
- ILLUMINAZIONE: Un aspetto che può fare davvero la differenza è l’illuminazione: capite qual è il tipo di illuminazione inclusa nella location e verificate se sarà necessario considerare un servizio luci extra per alcune zone strategiche (Area per il taglio torta soprattutto se all’esterno, area ballo per creare l’atmosfera giusta).
- BAGNI: Non dimenticatevi dei bagni! Chiedete se è previsto un servizio di pulizia continua durante la festa o considerate di ingaggiare un servizio di pulizia esterno. Nel caso tra i vostri invitati ci siano delle mamme con bimbi piccoli, verificate che ci sia uno spazio agevole per il cambio dei bimbi o per l’allattamento e considerate l’idea di procurare un fasciatoio che possa stare all’interno del bagno. Come bonus per concludere questo post, vi suggerisco di pensare di posizionare dei cestini o contenitori nell’area lavandini del bagno, per offrire ai vostri ospiti un momento per rinfrescarsi con salviette, deodoranti spray etc…
Se state organizzando il vostro matrimonio e non avete ancora scelto il vostro “angelo custode AKA Wedding Planner“, contattatemi per una consulenza! Sarò molto felice di farvi da guida! E ricordatevi che “non è mai troppo presto per cominciare”! Per conoscere il modo per contattarmi, CLICCA QUI
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